§ 1 Scope
1. These General Terms and Conditions (GTC) apply to all contracts, deliveries and services provided by red cube conventions Unternehmergesellschaft mbH (hereinafter referred to as the “Contractor”). They apply to conceptual services, the hire of items and graphic design work.
2. These GTC also apply to all future business relationships, even if they are not expressly agreed upon again.
3. Any deviating or supplementary terms and conditions of the customer are only binding if they have been accepted in writing by the Contractor.
§ 2 Subject matter of the contract
1. The Contractor shall provide the Client with consultancy services relating to marketing strategies, exhibition stand construction, the planning and execution of events, and graphic design. In addition, the Contractor shall hire out technical equipment and event equipment.
2. Hired items shall remain the property of the Contractor at all times, unless otherwise agreed in writing. Any purchase of the items must be arranged separately.
§ 3 Prices and ancillary costs
1. All prices quoted are exclusive of statutory VAT and other ancillary costs, such as insurance, energy and raw material surcharges, and transport costs.
2. The price does not include exhibition centre connection charges, approval procedures (e.g. structural analyses) and other fees levied by exhibition organisers, freight forwarders or other authorities.
3. Design changes from the third change onwards following acceptance of the quotation will be charged at a flat rate of EUR 25.00 (plus VAT) per change. Changes made after work has commenced will be charged additionally on a time and materials basis.
§ 4 Terms of payment
1. A deposit of 50% of the total amount is due upon conclusion of the contract and issuance of the invoice. The remaining 50% must be paid no later than 7 days before the event or the provision of the hire items.
2. For hire items, the full hire price must be paid prior to delivery.
3. Should the customer be in default of payment, the contractor is entitled to charge default interest at a rate of 9% above the base rate. Following a reminder and the expiry of a 14-day period, the contractor reserves the right to withdraw from the contract and claim damages.
4. For late receipt of orders (within 21 days of the start of the trade fair), a surcharge of 25% will be applied; within 14 days, a surcharge of 50%; and for orders received less than 5 days before the start of the trade fair, a surcharge of 100%.
§ 5 Cancellation and withdrawal
1. In the event of cancellation by the customer, the following cancellation fees apply:
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Up to 60 days before the event: 25% of the total price,
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Up to 30 days before the event: 50% of the total price,
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Up to 14 days before the event: 75% of the total price,
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From 7 days before the event: 100% of the total price.
2. Should the customer fail to make due payments or fulfil their obligations to cooperate, the contractor may terminate the contract without notice and claim damages amounting to 100% of the total price.
§ 6 Delivery and delivery times
1. The timely performance of the Contractor’s services is conditional upon the Client duly fulfilling their obligations to cooperate, such as providing the necessary documents and plans.
2. The Contractor shall not be liable for delays in delivery caused by force majeure or other unforeseeable events. In such cases, the Contractor shall be entitled to withdraw from the contract.
§ 7 Terms of Tenancy
1. The customer is liable for any damage to or loss of the hired items during the hire period, even if caused by third parties. The customer shall bear the costs of repair or replacement.
2. The hired items must be made available and accessible for collection once the event has ended. If the hired items are not returned on time, additional hire charges will apply.
3. The contractor reserves the right to provide equivalent or better replacement items in the event of unforeseen circumstances.
4. Normal signs of wear and tear on the hired items do not constitute grounds for a complaint.
§ 8 Insurance
1. The customer is obliged to take out adequate insurance to cover the hired items against theft, loss or damage, particularly in the case of fragile items such as glass display cabinets or high-value technical equipment.
2. The contractor shall not be liable for any damage or loss caused by the customer or third parties.
§ 9 Warranty and Liability
1. The customer must check the hire items immediately upon receipt to ensure they comply with the contractual agreements. Any subsequent complaints will only be accepted if they are reported in writing within 24 hours of delivery.
2. In the event of justified defects, the contractor shall, at its discretion, either repair, replace or refund the customer.
3. The contractor shall only be liable in cases of wilful misconduct or gross negligence. In cases of slight negligence, the contractor shall only be liable for breaches of material contractual obligations, and such liability shall be limited to foreseeable damage. Liability for consequential damages or loss of profit is excluded.
§ 10 Complaints
1. Any complaints regarding services that do not comply with the contract must be made in writing no later than 24 hours after receipt of the hired items or services.
2. Normal signs of wear and tear do not constitute a defect and do not entitle the customer to a price reduction or to make a complaint.
§ 11 Copyright and Rights of Use
1. All drafts, drawings and plans produced as part of graphic design and design services remain the property of the contractor, unless otherwise agreed in writing.
2. The contractor reserves the right to use the work produced for its own promotional purposes.
§ 12 Data Protection
1. The Contractor shall process the Client’s personal data in accordance with the applicable data protection regulations, in particular the GDPR.
2. Client data shall not be disclosed to third parties unless this is necessary for the performance of the contract.
3. Data protection guidelines in accordance with the GDPR are available separately and will be provided to the client upon request.
4. If the client requests the further processing of data in accordance with Article 28 of the GDPR, a Data Processing Agreement (DPA) shall be concluded between the contractor and the client.
§ 13 Final provisions
1. Any amendments or additions to this contract must be made in writing.
2. To the extent permitted by law, the place of jurisdiction shall be the Contractor’s registered office in Munich.
3. Should any provision of these General Terms and Conditions be invalid, this shall not affect the validity of the remaining provisions.
§ 1 Geltungsbereich
1. Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) gelten für alle Verträge, Lieferungen und Leistungen, die durch die red cube conventions Unternehmergesellschaft mbH (im Folgenden „Auftragnehmer“) erbracht werden. Sie gelten sowohl für konzeptionelle Dienstleistungen, die Vermietung von Gegenständen als auch für grafische Arbeiten.
2. Diese AGB gelten auch für alle zukünftigen Geschäftsbeziehungen, selbst wenn sie nicht nochmals ausdrücklich vereinbart werden.
3. Abweichende oder ergänzende Geschäftsbedingungen des Kunden sind nur verbindlich, wenn sie vom Auftragnehmer schriftlich anerkannt wurden.
§ 2 Vertragsgegenstand
1. Der Auftragnehmer erbringt für den Kunden konzeptionelle Dienstleistungen für Marketingstrategien, Messebau, die Planung und Umsetzung von Events sowie Grafikdesign. Darüber hinaus vermietet der Auftragnehmer Technik und Eventausstattung.
2. Mietgegenstände bleiben stets Eigentum des Auftragnehmers, sofern nichts anderes schriftlich vereinbart ist. Ein Kauf der Gegenstände muss separat geregelt werden.
§ 3 Preise und Nebenkosten
1. Alle angegebenen Preise verstehen sich zuzüglich der gesetzlichen Mehrwertsteuer und anderer Nebenkosten, wie z. B. Versicherungen, Energie- und Rohstoffzuschläge sowie Transportkosten.
2. Nicht im Preis enthalten sind messeseitige Anschlusskosten, Genehmigungsverfahren (z. B. Statiken) und sonstige Gebühren, die von Messegesellschaften, Speditionen oder anderen Behörden erhoben werden.
3. Planänderungen ab der dritten Änderung nach Angebotsannahme werden mit einer Pauschale von EUR 25,00 (zzgl. MwSt.) je Änderung berechnet. Änderungen nach Beginn der Arbeiten werden zusätzlich nach Aufwand berechnet.
§ 4 Zahlungsbedingungen
1. Eine Anzahlung von 50 % des Gesamtbetrags ist nach Vertragsabschluss und Rechnungsstellung fällig. Die Restzahlung von 50 % muss spätestens 7 Tage vor dem Event bzw. der Bereitstellung der Mietgegenstände erfolgen.
2. Für Mietgegenstände ist der volle Mietpreis vor Bereitstellung zu leisten.
3. Kommt der Kunde in Zahlungsverzug, so ist der Auftragnehmer berechtigt, Verzugszinsen in Höhe von 9 % über dem Basiszinssatz zu berechnen. Nach Mahnung und Ablauf einer Frist von 14 Tagen behält sich der Auftragnehmer vor, vom Vertrag zurückzutreten und Schadensersatz zu verlangen.
4. Bei verspätetem Auftragseingang (innerhalb von 21 Tagen vor Messebeginn) wird ein Aufschlag von 25 % berechnet, innerhalb von 14 Tagen ein Aufschlag von 50 %, und bei Aufträgen, die weniger als 5 Tage vor Messebeginn eingehen, ein Aufschlag von 100 %.
§ 5 Stornierung und Rücktritt
1. Im Falle einer Stornierung des Kunden gelten folgende Stornierungsgebühren:
Bis 60 Tage vor dem Event: 25 % des Gesamtpreises,
Bis 30 Tage vor dem Event: 50 % des Gesamtpreises,
Bis 14 Tage vor dem Event: 75 % des Gesamtpreises,
Ab 7 Tage vor dem Event: 100 % des Gesamtpreises.
2. Sollte der Kunde fällige Zahlungen nicht leisten oder seinen Mitwirkungspflichten nicht nachkommen, kann der Auftragnehmer den Vertrag fristlos kündigen und Schadensersatz in Höhe von 100 % des Gesamtpreises fordern.
§ 6 Lieferung und Lieferzeit
1. Die rechtzeitige Erbringung der Leistungen des Auftragnehmers setzt die ordnungsgemäße Erfüllung der Mitwirkungspflichten des Kunden voraus, wie z. B. die Bereitstellung notwendiger Unterlagen und Pläne.
2. Der Auftragnehmer haftet nicht für Lieferverzögerungen, die durch höhere Gewalt oder andere unvorhersehbare Ereignisse verursacht werden. In diesen Fällen ist der Auftragnehmer berechtigt, vom Vertrag zurückzutreten.
§ 7 Mietbedingungen
1. Der Kunde haftet für Schäden oder Verlust der Mietgegenstände während der Mietzeit, auch wenn diese durch Dritte verursacht wurden. Der Kunde trägt die Kosten für Reparatur oder Neuanschaffung.
2. Die Mietgegenstände sind nach Veranstaltungsende abholbereit und zugänglich bereitzustellen. Werden die Mietgegenstände nicht rechtzeitig zurückgegeben, fallen zusätzliche Mietkosten an.
3. Der Auftragnehmer behält sich das Recht vor, bei unvorhergesehenen Ereignissen gleichwertige oder bessere Ersatzstücke zur Verfügung zu stellen.
4. Normale Gebrauchsspuren an Mietgegenständen stellen keinen Reklamationsgrund dar.
§ 8 Versicherung
1. Der Kunde ist verpflichtet, die gemieteten Gegenstände gegen Diebstahl, Verlust oder Schäden ausreichend zu versichern, insbesondere leicht zerbrechliche Gegenstände wie Glasvitrinen oder hochwertige technische Geräte.
2. Der Auftragnehmer haftet nicht für Schäden oder Verluste, die durch den Kunden oder Dritte verursacht werden.
§ 9 Gewährleistung und Haftung
1. Der Kunde hat unverzüglich nach Erhalt der Mietgegenstände zu prüfen, ob diese den vertraglichen Vereinbarungen entsprechen. Spätere Reklamationen werden nur anerkannt, wenn sie innerhalb von 24 Stunden nach Lieferung schriftlich gemeldet werden.
2. Im Falle von berechtigten Mängeln leistet der Auftragnehmer nach seiner Wahl Nachbesserrung, Umtausch oder Erstattung.
3. Der Auftragnehmer haftet nur bei Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit. Bei leichter Fahrlässigkeit haftet der Auftragnehmer nur bei Verletzung wesentlicher Vertragspflichten und ist dabei auf den voraussehbaren Schaden begrenzt. Die Haftung für Folgeschäden oder entgangenen Gewinn ist ausgeschlossen.
§ 10 Reklamationen
1. Etwaige Reklamationen über nicht vertragsgemäße Leistungen müssen spätestens innerhalb von 24 Stunden nach Erhalt der Mietgegenstände oder Leistung schriftlich erfolgen.
2. Normale Gebrauchsspuren stellen keinen Mangel dar und berechtigen nicht zur Minderung des Preises oder zur Reklamation.
§ 11 Urheberrecht und Nutzungsrechte
1. Alle Entwürfe, Zeichnungen und Planungen, die im Rahmen von Grafik- und Designleistungen erstellt werden, bleiben Eigentum des Auftragnehmers, sofern nichts anderes schriftlich vereinbart wurde.
2. Der Auftragnehmer behält sich das Recht vor, erstellte Werke zur Eigenwerbung zu nutzen.
§ 12 Datenschutz
1. Der Auftragnehmer verarbeitet personenbezogene Daten des Kunden unter Beachtung der geltenden Datenschutzbestimmungen, insbesondere der DSGVO.
2. Kundendaten werden nicht an Dritte weitergegeben, es sei denn, dies ist für die Vertragserfüllung erforderlich.
3. Datenschutzrichtlinien gem. DSGVO liegen gesondert vor und werden dem Auftraggeber auf Wunsch übermittelt.
4. Wünscht der Auftraggeber gem. §28 DSGVO die Weiterverarbeitung von Daten, wird ein (AVV) Vertrag zur Auftragsverarbeitung von Daten, zwischen Auftragnehmer und Auftraggeber geschlossen.
§ 13 Schlussbestimmungen
1. Änderungen und Ergänzungen dieses Vertrags bedürfen der Schriftform.
2. Gerichtsstand ist, soweit gesetzlich zulässig, der Sitz des Auftragnehmers in München.
3. Sollte eine Bestimmung dieser AGB unwirksam sein, bleiben die übrigen Bestimmungen davon unberührt.